Documentación para un viaje escolar al extranjero

Un viaje escolar no se cae por la documentación. Lo que se cae es un alumno concreto, en el mostrador de facturación, con la maleta hecha y treinta y nueve compañeros mirando. Y casi siempre por lo mismo: un documento caducado que nadie había vuelto a mirar desde octubre.

Esta es la documentación que necesita cada alumno menor de edad para un viaje escolar al extranjero, con los plazos de cada trámite y quién debe ocuparse de qué. Está pensada para el profesor o el coordinador que lleva el viaje, y sirve igual para un grupo de veinte que para uno de cuarenta.

Todo lo que sigue procede de fuentes oficiales. Los enlaces a la normativa están al final de cada apartado, porque estas cosas cambian y conviene poder comprobarlas.

Los cuatro documentos de cada alumno

Son cuatro, y solo el tercero depende del destino. Los otros tres hacen falta siempre.

DNI o pasaporte en vigor

Para viajar dentro de la Unión Europea, el Espacio Económico Europeo y Suiza, el DNI en vigor es suficiente. Irlanda entra aquí, igual que Francia, Italia o Alemania.

Para Reino Unido hace falta pasaporte. El documento nacional de identidad dejó de servir tras el Brexit, y esto afecta directamente a los destinos británicos más habituales en un viaje escolar: Londres, Edimburgo o cualquier localidad de Inglaterra.

El detalle que más problemas da es la caducidad. El DNI de una persona de entre cinco y treinta años tiene una validez de cinco años, así que el de un alumno de quince suele haberse expedido cuando tenía diez y está caducando justo ahora. La renovación se puede solicitar dentro de los últimos ciento ochenta días de vigencia, cuesta doce euros y exige cita previa, la presencia física del menor y la de un progenitor o tutor con su documento en vigor.

Por eso conviene pedir a las familias la fecha de caducidad por escrito en el momento de la inscripción, no en marzo. Buscar cita para cuarenta renovaciones a la vez, en abril, es una carrera que no se gana.

El permiso de viaje de menores

Es el documento que más se desconoce y el único que puede impedir la salida en la propia frontera. Lo regula la Instrucción 10/2019 de la Secretaría de Estado de Seguridad, en vigor desde septiembre de 2019.

Lo necesitan los menores españoles residentes en España que salen del territorio nacional sin ninguno de sus progenitores o tutores. Un viaje escolar cumple esa condición siempre, aunque viajen acompañados por profesores del centro y por un monitor.

Se tramita gratis en cualquier comisaría de la Policía Nacional o puesto de la Guardia Civil, y basta con que comparezca uno de los representantes legales con su documento de identidad, el del menor y la documentación que acredite la filiación o la tutela. Una notaría también puede emitirlo, pero cobra.

Aquí está la trampa de calendario: el permiso tiene una validez de noventa días y solo se puede presentar dentro de los noventa días anteriores a la salida. No se puede adelantar al momento de la reserva. Es, por definición, una tarea del último trimestre, y conviene avisar a las familias con antelación de que llegará.

Dos detalles que ahorran trabajo al centro. El primero: en el apartado de acompañantes del formulario no se consignan los datos de los profesores. El modelo oficial establece que no se recogen los datos personales de los profesores ni de terceras personas acompañantes; lo que se autoriza es a la entidad responsable del viaje en grupo, con su NIF, su razón social y un teléfono de contacto. Es decir, los datos del colegio o de la organización. Eso permite distribuir una instrucción única e idéntica a cuarenta familias.

El segundo: el permiso se presenta en el control fronterizo, no en el mostrador de la aerolínea. Conviene explicárselo a las familias, porque genera confusión y alguna llamada de última hora.

Un caso que los centros suelen pasar por alto: los alumnos extranjeros residentes en España no entran en este procedimiento. Se rigen por la legislación de su país y sus familias deben acudir a sus autoridades consulares para obtener el documento que corresponda. Detectarlo en la reserva evita un problema grande en la recta final.

El formulario y las condiciones completas están en la página del Ministerio del Interior.

La ETA británica, solo si el destino es Reino Unido

La autorización electrónica de viaje es obligatoria para los ciudadanos españoles desde abril de 2025. Desde el 25 de febrero de 2026 su exigencia es plena: ya no basta con haber presentado la solicitud, y sin una autorización aprobada la compañía aérea, de tren o de ferry deniega el embarque.

Es individual y no hay excepciones por edad: cada alumno necesita la suya, con su propio pasaporte. Cuesta alrededor de veinte libras, el pago es único y no se devuelve ni siquiera si la solicitud se deniega. En un grupo de cuarenta alumnos son cuarenta trámites que alguien tiene que iniciar, seguir y verificar uno a uno.

Dos peculiaridades que conviene tener claras. La autorización queda vinculada digitalmente al pasaporte, de modo que si un alumno renueva el suyo después de obtenerla, la ETA deja de valer y hay que solicitarla de nuevo. Y su validez es de dos años o hasta que caduque ese pasaporte, lo que ocurra antes.

Se solicita únicamente en la web oficial del Gobierno británico o en su aplicación. Han proliferado portales intermediarios que cobran bastante más por el mismo trámite, así que merece la pena enviar el enlace correcto a las familias en lugar de dejar que lo busquen. La información oficial en español está en la página de la Embajada de España en Londres.

No lo dejéis para la víspera. El plazo de resolución es variable y sin aprobación no se embarca.

Si el destino del grupo es Londres, en la guía del viaje escolar a Londres están los plazos concretos y cómo se encadena con la renovación de pasaportes.

La tarjeta sanitaria europea

Es gratuita, personal e intransferible, y da acceso a la asistencia sanitaria pública necesaria en los países de la Unión Europea, el Espacio Económico Europeo, Suiza y también Reino Unido, donde sigue siendo válida gracias al acuerdo posterior al Brexit.

Conviene decir con claridad qué no cubre: asistencia en centros privados, repatriación ni gastos derivados de una cancelación. No sustituye al seguro de viaje del programa, lo complementa.

El plazo de entrega habitual ronda los diez días hábiles y puede alargarse en épocas de mucha demanda. Si un alumno la solicita tarde, existe una salida: el Certificado Provisional Sustitutorio, que ofrece exactamente la misma cobertura y es válido durante noventa días. Se pide en la sede electrónica de la Seguridad Social.

Lo que no hace falta: EES y ETIAS

En las reuniones con familias salen mucho dos siglas que no vienen al caso. El sistema de entradas y salidas y la futura autorización ETIAS son controles europeos dirigidos a nacionales de terceros países. Un alumno español que viaja a Irlanda, Francia o Alemania no tiene que tramitar nada de eso.

Aclararlo en la propia reunión ahorra media docena de correos.

El calendario de la documentación

Cada trámite tiene su ventana, y no todas se abren a la vez. Este es el orden que funciona, encajado en el calendario general del viaje.

En el momento de la reserva, entre septiembre y diciembre. Pedir a cada familia el tipo de documento y su fecha de caducidad por escrito. Identificar a los alummos extranjeros residentes en España, que siguen otro procedimiento. No hay nada que tramitar todavía, pero sí que saber.

Cuatro meses antes de la salida. Avisar a las familias cuyos documentos caduquen antes del viaje o poco después. Es el momento de la cita previa para el DNI o el pasaporte y de solicitar la tarjeta sanitaria europea de quien no la tenga.

Tres meses antes. Si el destino es Reino Unido, arrancan las ETA, ya con los pasaportes definitivos en la mano. Se abre además la ventana del permiso de viaje de menores.

Entre uno y dos meses antes. Permiso de viaje tramitado por todas las familias, con los datos del centro consignados como acompañante. Es buen momento para una comunicación única con instrucciones idénticas para todos.

Semana previa. Revisión de la carpeta alumno por alumno, comprobando que ninguno de los documentos ha caducado entre medias y que el permiso de viaje sigue dentro de sus noventa días.

Tres errores que dejan a un alumno en tierra

Fiarse de que el documento «está bien». Nadie miente a propósito, pero pocas familias recuerdan de memoria la caducidad del DNI de su hijo. Pídela por escrito y guárdala en la misma hoja donde llevas las inscripciones.

Tramitar el permiso de viaje demasiado pronto. Es el error contrario al habitual y ocurre en centros muy organizados: se gestiona en enero un viaje de mayo y el permiso caduca antes de la salida. Noventa días son noventa días.

Dejar la ETA en manos de cada familia sin fecha límite. Siempre hay dos o tres que la solicitan la semana anterior, y alguna acaba en un portal no oficial pagando el triple. Fija una fecha de entrega del justificante y compruébalos tú.

Cuánto de esto tiene que llevar tu centro

Parte de este trabajo es intransferible: el permiso de viaje lo firma un progenitor y el DNI lo renueva la familia. Pero el seguimiento, los avisos con plazo, la comunicación con las familias y la revisión final de la carpeta sí pueden ir de nuestro lado, y es lo que hacemos en los viajes que organizamos.

Si estás preparando el viaje del próximo curso, cuéntanos qué tenéis en mente y te preparamos una propuesta sin compromiso. Y si quieres ver antes las modalidades y los destinos, están en la página de viajes escolares para colegios y grupos.